Om zijn dagen beter te leven, is het belangrijk om te weten hoe zich te organiseren op het werk . Het gebrek aan organisatie zorgt namelijk voor stress en vermoeidheid. Dus hoe te organiseren om efficiënter te werken?
Enkele tips voor een betere organisatie op het werk
Beheer je tijd
Weten hoe je je tijd kunt beheren, is een delicate kunst die veel stress wegneemt en je zelfvertrouwen en een gevoel van vrijheid opbouwt als je de controle hebt. Als u een van degenen bent die vaak overweldigd wordt, zijn hier waarschijnlijk de mogelijke oorzaken:
- Slechte organisatie,
- vergissingen
- Een onderschatting van de duur van bepaalde taken (evaluatieproblemen),
- Werkdruk,
- Het emotionele aspect (we zorgen voor de aangename taken en het kost tijd om de anderen te bereiken),
- uitstel
- Het onvoorziene
- De afwezigheid van delegatie,
- Slechte communicatie of te veel communicatie,
- De moeilijkheid om nee te zeggen,
- Entertainment zoals telefoon, sociale netwerken …
Om dit alles op te lossen en zijn tijd beter te beheren, zijn er technieken die variëren van eenvoudig tot verfijnd.
Uw werkruimte opslaan
Als u een nette werkruimte hebt, bespaart u tijd doordat u bijvoorbeeld 10 minuten lang niet hoeft te zoeken naar een pen. U bespaart tijd die u voor andere taken kunt gebruiken. Bovendien is werken in een aangename ruimte veel rustiger voor de geest.
Gebruik automatiseringssystemen
Als u op kantoor werkt, bevat uw e-mail veel herinneringen: afspraken, vergaderingen, terug te sturen bestanden. Gebruik het om ervoor te zorgen dat u niets vergeet.
Maak mappen en submappen om u te helpen uzelf te vinden en onnodige stress te voorkomen.
schema
De planningsmethode bestaat uit het maken van schema's door aan te geven wat te doen (wat) en wanneer (wanneer).
Daarom gebruiken we een kalender (zoals Google Agenda of Outlook) om beter beheer mogelijk te maken.
De voordelen:
- Zeer goede taakplanning
- Het samenwerkingsaspect (de mogelijkheid om uw agenda te delen),
De nadelen:
- Er zijn er geen of weinig.
- Zorg ervoor dat u de kalender respecteert, niet annuleren of uitstellen.
Maak aantekeningen
Als u een agenda hebt, aarzel dan niet om uw afspraken en vergaderingen te registreren met bijvoorbeeld verschillende kleuren. Post-it notes zijn niet verouderd. Gebruik ze in papier of elektronica.
Maak lijsten
Met de aide-memoire of de takenlijst in het Engels kunt u niets onthouden.
Deze methode heeft enkele voordelen:
- Eenvoudig uit te voeren en te gebruiken,
- Snel.
De nadelen:
- Het gebrek aan organisatie,
- Niet voldoen aan prioriteiten
De lijsten zijn daarom ideaal op korte termijn.
Neem pauzes
Als " werk gezondheid is ", zal het nemen van korte, regelmatige pauzes je niet doden of je minder effectief maken. Aarzel niet om je benen te strekken, ga weg van je computer of maak een wandeling naar buiten om je geest te ventileren. Je hersenen zullen jou en je lichaam ook bedanken.
Gebruik de Pomodori-techniek
Het is in de jaren 80 ontwikkeld door Francesco Cirillo en bestaat uit het voltooien van een taak in 25 minuten, voordat je een pauze van 5 minuten neemt. Pomodori betekent "tomaat" in het Italiaans, maar het is het beeld van de timer die hier wordt bewaard, uw interne snelkookpan!
U hebt een timer nodig om deze techniek toe te passen, vaak toegepast door aannemers en ontwikkelaars.
Het voordeel van deze methode is behendigheid. Je spint je hersenen door je gedurende een bepaalde periode op dezelfde taak te concentreren (betere concentratie) voordat je een pauze maakt die alleen maar nuttig is.
Leer prioriteiten te stellen
Om er zeker van te zijn dat u al uw dagelijkse taken uitvoert, maakt u een lijst met dingen die u overdag moet doen, met de respectieve deadlines. Je kunt vanaf de ochtend beginnen met de urgente taken en de anderen aan het einde van de middag afronden. Eerst moeten zowel urgente als belangrijke taken worden uitgevoerd. Hiermee kunt u uw dag plannen: taken, duur, etc. U zult ook weten hoeveel tijd u aan elke taak moet besteden en uzelf nog beter organiseren.
Leren prioriteren helpt om tijd per prioriteit te beheren. Er zijn twee regels (belangrijk en niet belangrijk) en twee kolommen (urgent en niet-urgent).
De theorie van Einsehower maakt het mogelijk om zijn acties te prioriteren door eerst te doen wat urgent en belangrijk is. Met prioritering kunt u uw taken uitvoeren op basis van uw doelen, uw waarden, de doelen van het team waartoe u behoort, de opgelegde deadlines, enz.
De voordelen van prioritering:
- Een werk aan de doelstellingen, of de waarden ervan,
- Betere productiviteit en efficiëntie
De nadelen:
- Werkt meestal op korte termijn,
- Overbelasting mogelijk (wanneer alles belangrijk is wat te doen?)
Wij nodigen u uit om elk van deze methoden te testen en te bepalen welke het beste bij u past. Je kunt ze ook afwisselen.