Je werk organiseren voor de vakantie is niet altijd gemakkelijk. Om deze rustperiode te benutten, is het inderdaad belangrijk om uw taken te organiseren voordat u vertrekt, dus kom met vertrouwen terug. Hier zijn enkele tips.
De 7 dingen die je moet doen voordat je op vakantie gaat
1. Informeer uw collega's en klanten voor vertrek
Het eerste wat je moet doen voordat je op vakantie gaat, is natuurlijk om anderen te informeren over zijn vertrek. Geef in uw agenda uw vakantiedata aan en deel ze met uw collega's. Hierdoor kan iedereen zich organiseren.
Overweeg voor vertrek met uw collega's om bepaalde taken te delegeren en beslis met wie u contact kunt opnemen in geval van nood tijdens uw afwezigheid.
Organiseer hiervoor een kleine vergadering voordat u op vakantie gaat. Als je geen tijd hebt om iedereen in een kamer te verzamelen, doe dit dan telefonisch of per chat. Het doel is om prioriteiten en doelen samen te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen hun rol begrijpt tijdens uw afwezigheid.
Het is op dit punt dat u sommige taken kunt delegeren die we niet kunnen voltooien voordat u vertrekt, of sommige anderen kunt uitstellen voor uw terugkeer. Als iedereen op de hoogte is, zal niemand zich zorgen maken. Iedereen zal weten wat te doen.
2. Schrijf een bericht vanuit het kantoor
Het organiseren van uw werk vóór de vakantie bestaat ook uit het schrijven van een automatisch afwezig antwoord en het activeren voor de betreffende dagen.
Geef in dit bericht duidelijk uw vakantiedata aan, zodat u niet wordt overspoeld met e-mails omdat uw medewerkers en klanten op de hoogte worden gesteld van uw afwezigheid. De meesten zullen wachten tot uw terugkeer contact met u opneemt. Toch kunnen sommige taken niet wachten, net zoals er ook onvoorziene gebeurtenissen kunnen zijn.
Vergeet niet om de contactgegevens van de verschillende personen aan te geven in geval van dringend verzoek.
3. Berg uw bureau op voordat u vertrekt
Om tijdens uw vakantie te kunnen blazen, bergt u uw kantoor of werkruimte op voordat u vertrekt . Sorteer uw documenten en bereid uw terugkeer voor. Inderdaad, als u een georganiseerde werkruimte vindt, kunt u goed opnieuw opstarten en voorkomt u dat u gestrest bent bij uw terugkeer. Wie wil er een chaotisch kantoor vinden dat terugkeert van vakantie? U zult op dit moment niet minstens een uur aan schoonmaak willen besteden.
Doe het voor vertrek! Gooi de concepten weg, de kleine papieren, de plakbriefjes die niet meer dienen, alles wat overbodig en nutteloos is. Berg uw bestanden op, orden ze, organiseer uw documenten. Specialisten geven aan dat u minimaal 30 minuten aan een uur opslagtijd op kantoor moet besteden. Je zult je lichter voelen, je zult het zien, en zullen blij zijn om een duidelijkere, schonere ruimte te vinden voor je terugkeer van vertrek.
4. Maak notities en geef prioriteit
Om uw werk ruim voor de vakantie te organiseren, is het belangrijk om te weten hoe u prioriteiten kunt stellen. Voltooi de dringende taken, vraag na het maken van een lijst de hulp van uw collega's of er iets moet worden gedaan tijdens uw afwezigheid.
Anticipeer op uw terugkeer door een paar vergaderingen te plannen. Organiseer hiervoor niets op de eerste dag van uw terugkeer. Gun uzelf een paar uur om uw e-mails te lezen en begin soepel.
5. Schrijf een "takenlijst"
Maak een takenlijst om te onthouden wat u moet doen. U kunt een notebook gebruiken, post-its gebruiken of kiezen voor toepassingen zoals Todoist of Google Agenda . U kunt uw lijst met uw collega's delen. Vat alle taken samen die u moet voltooien, organiseer de laatste vergaderingen en maak memo's zodat u niets vergeet. U bespaart tijd en bent minder gestrest.
Classificeer taken volgens hun belang en prioriteit. Als het belangrijkheidsniveau hetzelfde is, begint u met de langst uit te voeren taken.
Voor de minder urgente taken, organiseer je zodat je kunt delegeren als je niet veel tijd hebt. Communiceer met uw team, wees eerlijk met uw collega's en uzelf.
6. Deel de feestdagen van het hele team
Om iedereen op de hoogte te houden van elkaars vakantie, deelt u een schema van het verlof van elk teamlid zodat alle diensten kunnen worden georganiseerd. Meestal wordt dit in de kalender genoteerd voordat het met anderen wordt gedeeld. Vergeet niet om een e-mail te sturen om diegenen te herinneren die vergeten zijn dat u voor een bepaalde periode weg zult zijn.
7. Begin te blazen
Het organiseren van uw werk vóór uw vakantie is essentieel om het lichte hart te kunnen verlaten. Maar plaats uw kantoor dan niet in uw bagage. Verbreek de verbinding en geniet van je welverdiende rust.