Hoe een afwezigheidsbericht op kantoor op te stellen om degenen die contact met u opnemen op de hoogte te stellen dat u met verlof bent? Inderdaad, voordat u op vakantie gaat, moet u enkele kleine details op kantoor regelen. Automatische afwezigheidsantwoorden horen erbij. Als u Outlook of Google Mail (Gmail) gebruikt, vertellen we u hier hoe u deze functie kunt inschakelen en geven we u ook enkele voorbeelden van duidelijke en effectieve berichten.

Stel een afwezigheidsbericht in: zoom in op Gmail en Outlook

Gmail en Outlook zijn momenteel de meest gebruikte zakelijke e-mail. Met deze twee services kunt u afwezigheidsberichten activeren wanneer u niet op uw werk bent, of het nu voor verlof, training of reizen is.

Schakel een automatisch antwoord bij afwezigheid in op Gmail

Met de functie "Automatisch antwoord" in Gmail kunt u uw werknemers of klanten laten weten dat u afwezig bent wanneer zij contact met u opnemen tijdens uw vakantie of uw reizen. Hiermee kunt u aangeven dat u een tijdje niet op hun e-mail kunt reageren.

Hoe een afwezigheidsbericht configureren? Je moet gewoon als volgt te werk gaan:

  • Ga naar Gmail.
  • Klik op het kleine wiel rechtsboven en vervolgens op "Instellingen".

Op deze pagina worden verschillende tabbladen voorgesteld, waaronder "Algemeen", "Labels", "Inbox", "Accounts en import" …

U bevindt zich op het algemene tabblad.

Onderaan de pagina vindt u het gedeelte "Automatisch beantwoorden".

Er staat: " Een automatisch antwoord wordt verzonden op alle berichten die u ontvangt. Als een contactpersoon u meerdere berichten stuurt, wordt dit automatische antwoord maximaal elke 4 dagen verzonden. "

  • Selecteer met uw muis "Automatisch antwoord ingeschakeld".

U moet dan de begin- en einddatum van het veld invullen, het onderwerp aangeven en het bericht schrijven.

  • Het enige wat u hoeft te doen is uw bericht opslaan door te klikken op "Wijzigingen opslaan".

Hoe zit het met Outlook?

Hoe een afwezigheidsbericht in Outlook te configureren

Degenen die Outlook gebruiken, kunnen ook een "Afwezigheidsassistent" activeren.

  • Klik linksboven op 'Bestand' en vervolgens op het tabblad 'Informatie'. U vindt verschillende opties: "Account- en sociale instellingen" en vervolgens "Automatische antwoorden (geen bureaublad)".
  • Vink in het gedeelte "Automatische antwoorden" het selectievakje "Automatische antwoorden verzenden" aan.
    Microsoft zegt: " Als u een aantal uren en datums wilt opgeven, schakelt u het selectievakje Alleen verzenden voor deze tijd in. Stel vervolgens de starttijd en de eindtijd in. Typ op het tabblad Op mijn organisatie het bericht dat binnen uw organisatie moet worden verzonden; Typ op het tabblad Buiten mijn organisatie het bericht dat u buiten uw organisatie wilt verzenden . "
  • Klik op OK om te bevestigen.

Als u een zelfstandige ondernemer bent of een heel klein bedrijf runt en Outlook.fr of Live.fr gebruikt om uw afwezigheidsbericht te configureren, klikt u op het kleine wieltje rechtsboven (e-mailinstellingen ). Er verschijnt een menu: "Vernieuwen", "Automatische antwoorden" … Selecteer deze laatste optie. Microsoft zegt: " Gebruik automatische antwoorden om anderen te waarschuwen dat u op vakantie bent en uw e-mail niet kunt beantwoorden. "

Vink "Stuur automatische antwoorden" aan en vul de verschillende velden in.

U weet nu hoe u een afwezigheidsbericht kunt instellen, maar hoe u een automatisch antwoord kunt schrijven?

Enkele voorbeelden van afwezigheidsberichten

Volg het advies van professionals om de beste afwezigheidsboodschap te schrijven. U kunt kiezen voor een kleine klassieke tekst, maar u kunt ook vetgedrukt zijn.

De klassieker

De vacaturesite van de regioJob biedt:

Hallo,
Ik ben niet op kantoor van (xxxx) tot (xxxx) inclusief.
Als ik gedurende deze periode geen toegang heb tot mijn e-mail, zal ik uw bericht opmerken wanneer ik terugkom.
In geval van nood kunt u contact opnemen met (xxxx) op dit adres: ((e-mail beveiligd)).
Met vriendelijke groeten,
(Handtekening)

personeel

De site Asap.be geeft ons een mooi voorbeeld

Hallo,

Met dit bericht informeer ik u dat ik niet beschikbaar zal zijn tot (datum), omdat ik (een paar dagen vrij geniet / op vakantie ben / een unieke ervaring beleef / mijn droom realiseer / mijn batterijen oplaad).

Maar ik wil je helpen! U kunt dus in de tussentijd contact opnemen (contactpersoon, contactgegevens). Als het niet dringend is, beantwoord ik je e-mail als ik terugkom.

Aarzel in de tussentijd niet om mij te volgen op (sociale media, website, blog).

Een mooie dag verder en ga door (datum)!
(naam en functie)

Het bericht in het Engels

Werk je in een internationale omgeving? En wil je een bericht in het Engels? Op LinkedIn vindt u zeer eenvoudige maar effectieve ideeën:

Ik ga het kantoor verlaten. Ik zal terugkeren.
Als u onmiddellijk hulp nodig hebt tijdens mijn afwezigheid, neem dan contact op met (contactpersoon in geval van nood) op (e-mailadres van de persoon). Anders zal ik uw e-mails zo snel mogelijk beantwoorden bij mijn terugkeer.

Hartelijke groeten,
(Uw naam)

Het bericht is een beetje te origineel

Het wervingsbureau Morgan McKinley biedt dit bericht dat niet iedereen zal behagen:

Hallo, ik ben momenteel op vakantie van xx / xx tot xx / xx. Bedankt voor de noodsituatie aan het derde ligbed aan de rechterkant, gele paraplu en gestreepte bikini. Permanentie van 10.00 tot 18.00 uur (risico op afwezigheid door baden).

Mogelijk kunt u het gebruiken als een inleiding en het aanvullen met een meer klassieke boodschap. Het zal uw werknemers en klanten laten glimlachen!

Hallo, ik ben momenteel op vakantie van xx / xx tot xx / xx. Bedankt voor de noodsituatie aan het derde ligbed aan de rechterkant, gele paraplu en gestreepte bikini. Permanentie van 10.00 tot 18.00 uur (risico op afwezigheid door baden).

Ik maak een grapje.

Ik ben niet op kantoor van (xxxx) tot (xxxx) inclusief.
Als ik gedurende deze periode geen toegang heb tot mijn e-mail, zal ik uw bericht opmerken wanneer ik terugkom.
In geval van nood kunt u contact opnemen met (xxxx) op dit adres: ((e-mail beveiligd)).

Categorie:

Werk