Veel situaties kunnen ertoe leiden dat u een klachtenbrief wilt schrijven. Ze zijn nooit aangenaam om zoveel te ontvangen om te weten hoe het te doen bij het schrijven ervan. Om de garantie te krijgen dat deze zal slagen, is het goed om bepaalde elementen in gedachten te houden die de gesprekspartner ertoe zullen brengen het te beschouwen zoals het zou moeten zijn.
Reclamatiebrief: het gebruik van een hartelijke toon
Het is heel belangrijk om in gedachten te houden dat een klachtenbrief geen manier mag zijn om stoom af te blazen bij de ontvanger. Of het nu zijn werkgever is, de bank of een terugbetaling, vanaf het moment dat er geld op het spel staat, is het beter om een diplomatieke toon aan te nemen om een compromis te vinden dat beide partijen zal helpen.
Het is noodzakelijk om nauwkeurig te zijn over het voorwerp van het verzoek en over de datum om de oorsprong van het verzoek goed te kunnen achterhalen.
Het is niet nodig om pagina's en pagina's te schrijven, kortom, in een begrijpelijke en foutloze taal, waardoor de ontvanger de brief wil overwegen.
Beleefd blijven en de formele manier gebruiken, zijn essentiële regels.
Welke presentatie voor de brief?
Een typische presentatie moet de volgende regels respecteren:
- links bovenaan de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres. Na het overslaan van een regel, breng het onderwerp van de brief aan de orde.
- rechtsboven, plaats van verzending en datum gevolgd door naam en adres van geadresseerde
- voor de hoofdtekst van de brief, om de kop te laten verschijnen (mevrouw, mijnheer, de directeur …).
- voor de hoofdtekst is het mogelijk om het verleden te gebruiken om de gebeurtenis of gebeurtenissen aan de oorsprong van het verzoek te vertellen, en vervolgens het probleem in detail te verklaren door het gebruik van het heden en het is dan in de toekomst dat de precieze vraag moet worden geformuleerd.
- Dan komt de beleefde formule, nutteloos om tonnen te maken, een klassieker: "In afwachting van uw antwoord smeek ik u te accepteren / ik smeek u te aanvaarden, mijnheer … de verzekering van mijn vriendelijke groeten. "
- Teken onderaan rechts
Laatste tips
Als het bij de claimbrief is gevoegd, overweeg dan om de kopieën te sturen en niet de originelen. Stuur aangetekende post met ontvangstbevestiging om er zeker van te zijn dat de ontvanger de post bij de hand heeft en bewaar een duplicaat ervan om de items bij de hand te hebben in geval van een reactie. U kunt voorbeelden van letters vinden op het lettertype van het sitemodel
Om ook te lezen:
- Hoe een geregistreerde online verzenden?
- Terugbetaling van annuleringskosten: hoe verder?
- Hoe een sollicitatiebrief schrijven?